MISE EN PLACE D'UN TABLEAU DE BORD

L'entreprise est maintenant lancée et tente de respecter les équilibres financiers préalablement définis avant sa création.
Bien souvent, les estimations ne correspondent pas à la réalité : le décollage des ventes est plus lent que prévu, les charges d'exploitation s'accumulent lourdement…
Il apparaît donc nécessaire de réaliser de nouvelles prévisions en tenant compte des données réelles de l'entreprise afin d'éviter de mauvaises surprises notamment en matière de trésorerie.
La construction hebdomadaire ou mensuelle de tableaux bord est essentielle à l'entreprise. Ceux-ci permettent non seulement de délivrer de précieux indicateurs sur l'activité de l'entreprise mais aussi d'anticiper et de corriger des situations dangereuses.

• Pourquoi faut-il prévoir la situation financière de l'entreprise ?
  
• Comment établir votre tableau de bord de gestion?
  
• L'analyse des écarts
  
• Les actions correctrices
  
• A qui s'adresser ?
  

Pourquoi faut-il prévoir la situation financière de l'entreprise ?
Anticiper, piloter, corriger, voici ce à quoi tout chef d'entreprise sera confronté dès le démarrage de son entreprise quelle que soit la taille de cette dernière.
Il ne s'agit pas d'agir à l'aveugle mais d'utiliser des outils fiables délivrant des indicateurs pertinents.
Le chef d'entreprise a constamment besoin de savoir "où il va". Il doit donc anticiper.

Il assimile souvent la réalisation des prévisions financières à une phase précédant la création de l'entreprise. Or, le travail de prévision ne s'achève pas au lendemain de la création de l'entreprise, il doit se poursuivre et s'étoffer au fur et à mesure que l'entreprise se développe.
Les prévisions sont essentielles pour :

se fixer des objectifs réalistes en termes notamment de chiffre d'affaires mais pas uniquement,
anticiper une montée en charges,
anticiper le lancement d'une nouvelle activité ou le recrutement d'un nouveau collaborateur,
anticiper les problèmes de trésorerie,
négocier un découvert ou d'autres solutions financières à court terme auprès du banquier,
négocier une levée de fonds auprès d'investisseurs,
maintenir les performances de l'entreprise, etc.
Le tableau de bord permet d'obtenir une vue d'ensemble de l'entreprise. Il synthétise les points clés de l'activité et poursuit deux objectifs :

prévenir les difficultés,
aider à piloter l'entreprise.
Il alerte sur les actions correctrices à mettre en place.

Comment établir votre tableau de bord de gestion
Le tableau de bord repose sur la fixation d'objectifs quantifiés pertinents.
Le premier travail consiste donc à trouver les indicateurs adaptés à l'entreprise et en fonction de ces derniers, à formaliser des objectifs.

Il existe 4 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :

les indicateurs économiques : les plus couramment utilisés, ils mesurent les résultats et les coûts,
les indicateurs physiques : ils traduisent physiquement l'activité et mesurent la qualité, le traitement des commandes, l'approvisionnement, la logistique, etc.
les indicateurs humains : ils mesurent la performance des salariés productifs (consultants, ouvriers, etc.),
les indicateurs de suivi de projets : ils mesurent l'avancée d'un projet.
En fonction de ce qu'il souhaite mesurer, le chef d'entreprise choisit avec soin ses indicateurs.
Les prévisions financières réalisées en amont de la création de l'entreprise délivrent le cadre et les repères pour la suite.
Sur ce schéma sera construit un ou des tableaux de bord (en fonction de la taille de l'entreprise) dont l'objectif est de mettre en lumière les écarts entre les prévisions et la réalité.

Schéma simplifié :



Le tableau de bord est un outil de mesure, cette mesure permettra de prendre des décisions rapides en tenant compte d'éléments tangibles.


L'analyse des écarts
Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau d'activité réel de l'entreprise.
Dans un premier temps, le chef d'entreprise doit procéder à un diagnostic de ces écarts :
Pourquoi le niveau d'activité de l'entreprise diffère-t-il des objectifs ?
Quelles en sont les raisons ?
Les objectifs sont-ils trop élevés par rapport à l'environnement dans lequel l'entreprise évolue ?
Des problèmes internes sont-ils apparus ?
La conjoncture est-elle mauvaise ?
...
Le diagnostic achevé, il sera temps de mettre en œuvre des actions correctrices afin d'améliorer les performances de l'entreprise et de remédier aux mauvais résultats.
Pour les très jeunes entreprises ne possédant pas encore d'historique, l'analyse hebdomadaire ou mensuelle des écarts permet de mieux connaître l'évolution de son entreprise et de formuler des objectifs précis et réalistes.

Les actions correctrices
L'observation des écarts poste par poste permet de savoir si les objectifs fixés préalablement ont été tenus ou non. Dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints, il faut :

en comprendre les raisons : un manque d'effort commercial, un nouveau concurrent, une augmentation de tarif d'un prestataire, ...
mettre en place une ou des actions correctrices afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, ...

A qui s'adresser ?

Un expert comptable peut vous aider dans la mise en place de votre contrôle de gestion.
La liste des experts-comptables est accessible sur le site du Conseil Supérieur de l'Ordre.
Les associations agréées (AG) et centres de gestion agréés (CGA) dont la mission consiste à assister le chef d'entreprise en matière de gestion.
Les organismes d'accompagnement et de suivi de jeunes entreprises.
Trouvez l'opérateur situé près de chez vous en consultant la rubrique : Qui peut vous aider ?