Les meilleurs trucs et astuces - Word Excel

Les meilleurs trucs et astuces pour être plus productif avec Word et Excel

Les principaux programmes de la suite Office XP, notamment Word et Excel, présentent de nombreux points communs. Découvrez des manipulations qui fonctionnent indifféremment avec les deux logiciels.

Etienne Oehmichen et Jean-Marie Portal , L'Ordinateur Individuel (n° 192), le 21/09/2007 à 07h00


Gardez vos dossiers préférés à portée de main

Dans le volet de gauche des fenêtres d'ouverture et d'enregistrement de documents (menu Fichier, Ouvrir) figurent plusieurs dossiers (Mes documents, Bureau, Favoris , etc.). Pour y ajouter un dossier que vous utilisez souvent, parcourez l'arborescence pour sélectionner son dossier parent (par exemple C:\Factures si ce dossier est C:\Factures\2007). Il doit apparaître dans la zone Regarder dans... Puis, dans le volet en dessous, sélectionnez votre dossier favori, cliquez sur Outils et sélectionnez Ajouter à « Mon environnement ». Pour ôter un bouton du volet de gauche, faites un clic droit dessus et choisissez Supprimer.

Augmentez le nombre de documents dans le menu Fichier

Très pratique : le menu Fichier vous permet d'ouvrir immédiatement les quatre documents les plus récemment consultés. Pour passer de quatre à neuf fichiers, déroulez Outils, Options. Activez l'onglet Général . Dans le champ Derniers fichiers utilisés (Word) ou Liste des derniers fichiers utilisés (Excel), saisissez 9 (c'est le maximum) et cliquez sur OK.



Personnalisez menus et barres d'outils

Vous utilisez souvent une fonction ? Ajoutez-la dans les menus. Déroulez Outils, Personnaliser. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez une catégorie (Format, Fichier...) dans le volet de gauche, puis, faites glisser une des commandes du volet de droite vers une des barres d'outils.



Vous pouvez aussi la faire glisser sur un menu, attendre qu'il se déroule et la mettre à l'emplacement de votre choix. Pour ôter une commande d'un menu ou d'une barre d'outils, laissez la fenêtre Personnaliser ouverte, faites glisser la commande hors du menu ou le bouton hors de la barre d'outils. Et cliquez sur Fermer pour valider.

Imprimez plusieurs fichiers sans les ouvrir

Déroulez Fichier, Ouvrir. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacun des fichiers à imprimer. Cliquez sur le bouton Outils, en haut à droite de la fenêtre de dialogue. Dans la liste qui apparaît, cliquez sur Imprimer.



Copiez facilement des données

Le Presse-papiers de Windows a deux défauts : vous ne voyez pas ce que vous avez copié et, quand vous y copiez (ou coupez) des données, le contenu est effacé. Deux lacunes dont ne souffre pas le Presse-Papiers Office. Pour l'afficher, déroulez Edition, Presse-papiers Office . Un volet s'ouvre. Quand vous copiez (Ctrl + C) ou coupez (Ctrl + X) du texte, une image ou une plage de cellules, ce contenu est affiché sous forme d'un bouton (le Presse-Papiers Office affiche jusqu'à 24 boutons). Pour insérer dans votre fichier son contenu, cliquez sur la flèche qui le jouxte et choisissez Coller.


Source : 01net.com