PUBLIPOSTAGE /lettre type

En ces périodes de fêtes, vous allez surement devoir envoyer vos voeux à tous vos clients ou encore pour 2007, envoyer vos nouveaux tarifs ou vos nouveaux catalogues.

Heureusement pour gagner du temps, word possède la fonction du publipostage. Cette manipulation vous permet, à partir d'une base de données et d'un document type, d'intégrer automatiquement les adresses des destinataires et vous évite de les taper manuellement (très interessant quand votre fichier clients est très important).

Pour réaliser cette manipulation, vous aurez au préalable, créé une base de données (par exemple sous excel un tableau avec plusieurs colonnes : Colonne 1 : NOM DE LA SOCIETE Colonne 2 : Adresse 1 ; Colonne 2 : Adresse 2 ; Colonne 3 : Code Postal ; Colonne 4 : Ville ; Colonne 5 : Pays...

1) Ouvrez Word
2) Tapez votre lettre type en laissant de la place pour les coordonnées
du destinataire
2) Cliquez sur Outils/Publipostage
3) Cliquez sur Créer/Lettres types
4) Cliquez sur Fenêtre Active
5) Cliquez sur Obtenir des données
6) cliquez sur Ouvrir la Source,une boite de dialogue s'ouvre vous
permettant d'aller cherchez à son emplacement, la base de données
que vous avez préalablement créée sous excel (attention si vous ne la
trouvez pas, n'oubliez pas de sélectionner "tous les fichiers")
7) Cliquez sur la base de données, une boite de dialogue s'ouvre pour
proposant de sélectionner la feuille de calcul, cliquez sur OK
8) Cliquez sur Modifier le document (afin de pouvoir sélectionner les
colonnes que vous désirez intégrer dans votre courrier)
9) A présent vous vous trouvez sur votre lettre type. Placez-vous à
l'emplacement où vous auriez normalement tapé le nom du destinataire
10) Sur la barre d'outils en haut à gauche, cliquez sur "insérer un champ
de fusion"
11) Un menu déroulant vous est proposé. Choisissez par exemple le nom
de la Société, faites entrée, puis aller à la ligne, choissez Adresse 1,
faites entrée et aller à la ligne, refaites l'opération autant de fois que
nécéssaire. Pour le code postal et la ville, afin qu'il soit à côté, vous
choisirez le code postal, et ensuite au lieu de faire entrée, vous ferez
un espace avec la barre d'espace du clavier et choisirez la ville.
Vous pouvez insérer autant de données que vous en avez besoin (par
exemple insérer le nom du destinataire, son numéro de fax, à quelque
endroit que ce soit dans la feuille. Il suffira uniquement de vous
positionner à l'endroit où vous souhaitez que la donnée apparaisse).
12) A présent, après avoir relu votre lettre type, corriger les fautes....
cliquez sur "fusionner" dans la barre d'outils, une boite de dialogue
s'ouvre. Cliquez sur fusionner
13) Si vous avez bien suivi à la lettre toutes les opérations, une série
de lettres apparaît avec les divers destinataires. Il ne vous reste plus
qu'à l'imprimé