LE CLASSEMENT

Il serait très interessant que chacune nous explique comment elle classe ses documents (supports, ordre alphabétique ou numérique ou les 2).

Un bon secrétariat passe par un bon classement.

Gagner du temps, c'est gagner de l'argent (paraît-il).

Ne vous est-il jamais arrivé au bureau de chercher sans cesse un papier, et surtout un papier que votre patron vous réclamait illico presto ?

Je relance ce post qui me paraît très interessant.

Merci d'indiquer comment vous classez vos documents :

. différents supports (boites archives, cd, classeurs, dossiers...)
. Méthode de classement
. Utilisation des intercalaires....

Oui, ce post est intéressant, malheureusement, pour l'instant je n'ai pas encore de classement papier.

Je garde tout sur mon pc.

Commençant à avoir pas mal de docs sur pc, je vais imprimer (devis, correspondance, etc...)

Je pense faire des classeurs, je trouve que c'est une méthode de classement facile pour la simple raison qu'on n'éparpille pas les feuilles.

En ce qui me concerne, je classe la plupart du temps mes documents dans un classeur (cela est bien plus facile à manipuler).

Je me sers en général d'intercalaire numérique que je note de 1 à 6 ou de 1 à 12

Sur la première page de mon classeur, je fais une nomenclature numérotée afin de ne pas salir mes intercalaires et de manière à pouvoir les réutiliser.

Dans le classeur, je procède à un classement chronologique (le plus recent dessus).

Les classeurs utilisés sont des classeurs personnalisables (format A4) à levier de la même couleur en fonction des entreprises (pour les repérer).

Les documents devant être manipulés souvent, sont rangés dans des pochettes plastiques.

J'ai mis un peu de temps pour répondre, désolée, mais pas beaucoup de temps disponible en ce moment.

Alors voici comme je procède :

Mes courriers :

- dossier informatique avec classement chronologique
- chrono (cahier) avec classement chronologique

Les factures fournisseurs (je suis en micro, donc pas de compta):

- dossier suspendu avec chemise cartonnée et classemement chronologique
- une autre chemise avec uniquement les factures de france télécom et pages jaunes.

Mes factures :

- dossier informatique par année et à l'intérieur classement numérique
- classeur avec classement numérique. J'imprime toujours une copie des factures pour les mettre dans le classeur.
- Tenue d'un tableau en début de classeur avec N° facture, date, nom, montant, règlement. pour tenir à jour les règlements des factures.
- Un tableau informatique aussi pour ma compta des entrées / sorties.

Pour mes clients :

- dossiers suspendus avec classement alphabétique (un dossier par client) et à l'intérieur les travaux classés par ordre chronologique.

Pour les prospects :

- classeur avec des onglets classement alphabétique.

Pour l'archivage, j'archive les factures fournisseurs tous les ans.
Les factures de mon entreprise sont archivées dans un autre classeur que je garde à portée de main.

Voili, voilou

J'essaie de faire ma synthèse et je vous explique car j'ai 2 classements en même temps :

- celui de mon entreprise :
. classeur anneaux pour les factures clients (je n'ai pas de classement "en attente" et "réglé" car le paiement intervient régulièrement le dernier jour du mois à réception de la facture
. idem pour factures fournisseurs que je paie à réception donc là aussi 1 seul classeur

- celui de mes clients pour lesquels j'ai toute l'administration à gérer :
client 1 :
a) classeur bleu anneaux alpha pour les commandes d'appareils (les livraisons se font toujours à réception de la commande) donc également 1 seul classeur et chaque client à sa fiche individuelle (classeur Excel) sur laquelle je note date cde - date livraison - n° colissimo - mode de paiement - n° chèque, etc....et lien vers facturation (1 ou plusieurs classeurs par an donc archivage dans boîte à la fin de l'année)
b) classeur jaune anneaux alpha pour les courriers reçus (j'ai créé un chrono Word pour les courriers expédiés donc très faciles à retrouver si besoin)
c) renouvellement d'abonnements (directement dans boîte car trop nombreux documents et donc automatiquement chrono) mais fichier client Excel dans lequel je note la date, le n° et le montant du chèque - les n° d'abonnement + les cdes de n° supplémentaires
d) facturation clients pas de double papier puisque également chrono dans Word et lien hypertexte vers fiche client
e) envoi documentations : fichier Excel avec coordonnées postales et date envoi (avec lien vers fichier client si la personne devient client ou abonné)

client 2 :
a) classeur jaune anneaux alpha pour les courriers reçus et même principe que ci-dessus
b) classeur vert anneaux alpha pour les devis (fiches clients idem que ci-dessus)
c) classeur blanc anneaux alpha pour les factures

client 3 :
aucun classement pour lui puisque je ne fais que des flyers, des programmes et des fiches d'abonnement qu'il récupère au fur et à mesure

J'ai la chance d'avoir un grand espace de travail et donc chacun à sa colonne de rangement : aucun risque de mélanger et chacun à sa clé USB.
Avec en plus les papiers blanc et couleur, enveloppes (4 formats sont nécessaires), cartes, étiquettes, etc....
Il est sûr que j'oublie quelque chose mais je regarde autour de moi et ne vois rien ?!