Pour régler vos problèmes de retard de paiement avec un client, suivez les étapes 1, 2 et 3
1e étape
La relance téléphonique J+3
Relance téléphonique par le vendeur qui a conclu l'affaire
La relance téléphonique étant coûteuse en temps et en argent, préparez au préalable la liste des personnes à appeler en priorité en fonction des montants de Dette les plus importants et des risques de non-recouvrement.
Une fois réalisée la liste des clients à relancer, établissez pour chacun une fiche personnalisée. Sur celle-ci, vous reporterez toutes les informations le concernant (données financières, existence d'impayés ou de privilèges...) ainsi que toutes les données pouvant être utiles à la relance (date de paiement de la facture, contenu, habitudes de paiement...).
2e étape
La relance par courrier simple J+8
1ère relance par courrier simple au débiteur
1- Date
Vous pouvez décider d'envoyer cette première relance écrite dans les huit jours après la date d'échéance de la facture. Elle suit en principe une relance téléphonique faite par le vendeur qui a conclu l'affaire, relance intervenue dans les trois jours après la date d'échéance du paiement.
Bien entendu, cet échéancier peut être adapté en fonction de votre secteur d'activité et de vos relations avec vos clients.
La seconde relance écrite peut, elle, intervenir quinze jours après la date d'échéance de la facture si votre premier courrier n'a pas donné de résultats.
2- Forme du courrier
Avant de vous lancer dans une phase contentieuse, il est toujours préférable de régler le problème à l'amiable. Pour cela, faites parvenir vos courriers de relance écrite en envoi simple, et non par lettre recommandée.
3- Date de règlement
Il est indispensable de mentionner dans votre courrier la date de règlement de la facture pour prévenir tout litige.
Exemple :
Monsieur,
Votre facture n° 47 du 29/10/99 d'un montant de 300 EUR TTC est arrivée à échéance le 29/11/99 3et à ce jour, sauf erreur ou omission de notre part, vous ne vous êtes toujours pas acquitté de votre règlement.
Nous vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais.
Comptant sur votre diligence,
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Le service comptable
Pièce jointe (copie) :
- facture impayée.
2ème relance par courrier simple au débiteur (J+15)
Pour la seconde relance écrite par simple courrier, reprenez le modèle ci-contre. Ajoutez-y uniquement une phrase préalable du type «Notre courrier en date du............ est resté sans effet». Joignez alors la copie de ce premier courrier lors de votre envoi.
3e étape
La mise en demeure de payer J+30
Lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec AR ou sommation de payer signifiée par un huissier de justice
1- Date d'envoi
La mise en demeure de payer peut intervenir trente jours après la date d'échéance de règlement de la facture. Comme pour les courriers de relance, ce délai est indicatif et peut être adapté en fonction de votre secteur d'activité et de vos relations avec le client.
2- Intérêts de retard
Vous obtiendrez le paiement des intérêts de retard fixés selon les modalités prévues par vos conditions générales de vente et vos factures, et ce plus facilement dans le cadre d'une procédure judiciaire.
3- Dommages-intérêts
Vous pouvez également demander en justice des dommages-intérêts en plus des intérêts de retard. Ils vous seront en principe accordés si par exemple le débiteur a agi de mauvaise foi et s'il vous a causé un préjudice distinct du retard.
4- Adresse
Si votre client est un professionnel, envoyez impérativement la mise en demeure de payer au siège social de son entreprise.
5- Procédure
La mise en demeure de payer est en principe le dernier stade de la procédure de relance. Elle doit, pour vous ménager un moyen de preuve, être envoyée cette fois-ci sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette optique, veillez à toujours rappeler les faits et démarches précédents (facture non acquittée, deux courriers restés sans réponse...).
Exemple :
Monsieur,
Malgré nos relances en date du 6/12/99 et du 13/12/99, il apparaît que vous ne vous êtes toujours pas acquitté du règlement de votre facture n° 47, en date du 29/11/99 d'un montant de 300 Euros TTC.
Nous vous mettons, en conséquence, en demeure d'avoir à nous régler la somme de 300 Euros TTC dans un délai de 48 heures.
À défaut, nous serions contraints d'engager une action judiciaire à votre encontre afin d'obtenir le règlement des sommes qui nous sont dues, outre intérêts de retard et dommages et intérêts.
Nous vous rappelons que la présente mise en demeure fait courir les intérêts de retard en application des dispositions de l'article 1153 du Code civil.
Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Pièces jointes (copies) :
- facture impayée,
- lettres de relance.
Sujet: 3 ETAPES POUR VOS PROBLEMES DE RETARD DE PAIEMENT 
Jeu 11 Jan - 10:58