FICHE N° 4 : LE COMPTE RENDU DE REUNION

LE COMPTE-RENDU DE REUNION

L’établissement d’un compte-rendu obéit à certaines règles :

- Il s’écrit à la 3ème personne car il doit être neutre

- Aucune prise de position ne doit apparaître

- Mentions obligatoires dans le document
. titre du document
. Numérotation
. date et lieu de la réunion
. liste des présent et des absents (excusés ou non)
. nom du projet
. Questions diverses

- Il se termine en général par « la séance est levée à (indiquer la date)

Le compte-rendu doit être diffusé à toutes les personnes concernées y compris les absents pour lesquels on fera une copie.

Exemple –





Projet : Contrôle de thermostat par téléphone

Date et heure : 21 février 1997, 9 h 30 à 11 h 30

Local : A-410

Présents : Jean A...Sylvie B...Patrick C..., animateurDao Kim D...,
secrétaire

Absent : Luc E..., absence motivée

En retard : Dao Kim D...



1. Ouverture de la réunion

L’ouverture de la réunion est retardée, car nous attendons, pendant 5 minutes, l’arrivée de Dao Kim D..., qui est secrétaire de la réunion d’aujourd’hui.

Patrick rappelle que nous devons aujourd’hui réaliser l’étude de praticabilité (T.P. 3) relative à notre projet.

Pour ce faire, nous devons identifier, parmi les solutions recensées, celles qui seront rejetées et celles qui méritent d’être retenues pour l’étude préliminaire.

L’équipe adopte l’ordre du jour en six points ainsi que les durées proposées par l’animateur, après avoir ajouté à "Questions diverses" le cas de Luc E...

2. Lecture, approbation et évaluation du compte rendu de la réunion no 6
Jean A..., secrétaire de la réunion no 6, nous lit son compte rendu. Sylvie B... fait remarquer que le texte ne fait pas mention d’un point très important de la discussion qui a suivi le visionnement du vidéo "Le mouton noir", à savoir les absences répétées et non motivées de deux des membres de l’équipe, qui retardent ainsi tout le travail. De plus, le texte comporte quelques fautes d’orthographe. Après avoir apporté les modifications nécessaires, l’équipe approuve le texte.
La note proposée pour le compte rendu no 6 est 7/10.

3. Étude critique du chapitre 7 du polycopié, "Troisième étape : étude de praticabilité"

Le professeur nous avait proposé de réfléchir à deux questions avant de lire ce chapitre :

· Quels avantages représente une étude de praticabilité pour un projet d’ingénierie?
· Quelles difficultés prévoyez-vous affronter en effectuant une telle étude dans le cadre de votre miniprojet?
Selon la majorité des membres de l’équipe, le principal avantage d’une étude de praticabilité est qu’elle constitue une démarche systématique, mais malgré tout assez objective, qui permet de comparer un nombre imposant de solutions.

Nous pressentons cependant certaines difficultés en ce qui concerne l’étude de praticabilité qu’il faudra effectuer pour notre miniprojet, notamment lorsque nous devrons estimer des coûts et calculer des durées de réalisation.

Notre manque de connaissances et d’expérience ne nous permettant pas de porter des jugements avisés sur ces deux aspects, nous prévoyons demander l’avis du professeur lorsque nous en arriverons à cette étape du T.P. 3.

4. Démarrage du T.P. 3 - Étude de praticabilité

L’analyse systématique à l’aide des quatre critères "aspects physiques", "sujets économiques", "facteurs de temps" et "facteurs environnementaux" des huit solutions recensées nous a amenés à :
· rejeter les solutions 1, 2 et 6;
· retenir les solutions 3, 4, 5, 7 et 8 pour l’étude préliminaire.
On trouvera dans le T.P. 3 les justifications de nos décisions.

5. Questions diverses

L’animateur décide d’informer lui-même Luc E... du travail effectué aujourd’hui. On convient que Luc devra fournir davantage de travail d’ici la fin du trimestre pour compenser son absence de ce jour.


6. Clôture de la réunion
L’animateur résume le travail accompli et indique ce qui reste à faire d’ici le dépôt du T.P. 3.

On convient que Dao Kim D..., secrétaire de la réunion, rédigera dès demain son compte rendu. Jean A... et Sylvie B... se chargeront de la première rédaction du T.P. 3, que l’animateur, Patrick C..., lira une première fois.

L’animateur propose une courte réunion supplémentaire destinée à permettre à chaque membre de l’équipe de jeter un regard final sur le T.P. 3. Cette réunion est prévue mardi prochain, 26 février, à 13 h 30. Si des modifications étaient nécessaires, nous aurions ainsi une journée pour les faire avant le dépôt du T.P. 3.

Sylvie attire l’attention de tous sur le fait que, pour une fois, la réunion s’est bien déroulée, l’équipe ayant travaillé avec sérieux et efficacité. L’animateur reproche cependant son léger retard à Dao Kim D... Tous les membres ont compris le message!

La séance est levée à 11 h 30.

(signature)
Nom de la Secrétaire

Bonjour Liliane,

Cela me semble intéressant.

En effet, rédiger un compte-rendu pour une secrétaire fait partie maintenant, je crois, de son travail.

Dans pratiquement toutes les annonces d'offres de secrétaire, il n'est pas rare que cette activité soit mentionnée.

Le problème c'est que l'on doit participer aussi aux réunions et ça cela m'emballe moins.

Bon week-end.

Bonjour Liliane,

Je me souviens du temps où je participais non seulement aux réunions mais également aux assemblées générales et tu me fais revivre un cauchemar. J'étais angoissée par cette tâche car, à l'époque, nous prenions en sténo, nous n'avions pas les outils actuels et le + souvent c'étaient des débats qui ne m'intéressaient pas du tout, c'était terrible.

Tu as raison, Véro, ce n'était pas palpitant.

Excusez moi de relever le sujet, mais une secrétaire doit savoir faire une compte-rendu.

Je sais de quoi tu parles Danielle, j'ai moi-même participé à ces réunions interminables où personnes n'étaient d'accord. Et également je prenais en sténo (méthode Duployé Codifié). Il fallait ensuite faire le compte-rendu et ensuite le taper à la machine à écrire "mécanique" en double ou triple exemplaire avec du carbonne et si on se trompait, il fallait gratter les erreurs avec une lame de rasoir....

Ah c'était une autre époque, mais bon malgré notre modernisme actuel, c'était bien quand même.

Tout ceci était très intéressant. Il est vrai que pour une secrétaire qui débarque il n'est pas toujours facile de s'y retrouver... alors merci pour elles. Dans ma boite on propose au différentes structures d'externaliser ce type de tâche car il y a des procédures finalement assez stricte et parce que cela ne nécessite pas toujours une employée à temps plein non plus.