Il ne faut jamais négliger sa communication papier. Un courrier adressé à une administration, à ses fournisseurs, prospects, clients… , véhicule toujours l'image de l'entreprise.
Vous ne devez pas prendre à la légère la préparation de l'ensemble de vos modèles de lettres. Que vous ayez déjà créé l'identité visuelle de votre entreprise ou non, Microsoft Word permet la création de modèles de lettres, ou la réutilisation de modèles existants.
Microsoft Word inclut des assistants et modèles pour vous aider à créer des documents de qualité. L'Assistant Courrier vous permet, par exemple, de créer des lettres pour une utilisation professionnelle ou privée. L'Assistant Télécopie vous permet, quant à lui, de créer des premières pages de télécopie et d'envoyer vos documents automatiquement.
Les 3 types de modèles de lettres et de télécopies inclus par défaut avec Microsoft Word sont :
- Contemporain
- Elégant,
- Professionnel
Utiliser les modèles existants pour créer dans Word ses modèles de lettre, de facture, de fax...
Dans la boîte de dialogue Nouveau, les icônes des modèles standards (contemporain, élégant et professionnel) de Microsoft Word apparaissent après celles des assistants.
De nombreux autres modèles de traitement de texte sont accessibles depuis la boî;te de dialogue " Nouveau... ", classés par catégorie : lettres et télécopies, mémos, publications (annuaire, brochure, thèse, manuel...), rapports, autres documents (CV, calendrier...).
Lorsque l'un des modèles est sélectionné, une miniature correspondante est affichée dans la zone Aperçu, à droite de la boîte de dialogue. Pour utiliser l'un de ces modèles, il convient de le sélectionner, puis de cliquer sur OK. Celui-ci apparaît alors à l'écran, prêt à être complété avec les informations et le texte de l'utilisateur.
Les zones de saisie sont marquées par des crochets [ ] (à l'exception du cartouche "Nom de la société" qui est une zone de texte flottante). Une aide à la personnalisation est disponible en cliquant sur la petite enveloppe, que l'on voit dans l'affichage ci-dessous.
Pour éviter d'avoir à saisir à chaque fois les mêmes informations (adresse, téléphone…), il convient de créer ses propres modèles.
Le plus simple est de partir de ceux qui existent. Vous pouvez en sélectionner un dans la boîte de dialogue "Nouveau..." et l'accommoder en fonction de vos besoins : ajout d'un logo, choix d'une police de caractère ou d'une taille différente, ajout de formules d'introduction ou de politesse spécifiques...
Il sera alors facile de créer un modèle de base pour le courrier standard, et de générer des variantes selon l'emploi désiré : un modèle pour les devis ou propositions, un pour les factures, un pour les relances...
Chaque modèle sera alors sauvé sous son propre nom significatif, avec l'extension .DOT, et sera directement accessible via la boîte de dialogue Fichier Nouveau.
Pour créer un modèle personnalisé :
* ouvrez l'un des modèles standard en tant que document
* insérez le nom et l'adresse de votre société en sélectionnant le texte et en saisissant vos coordonnées par dessus,
ajoutez toute autre information utile,
* ajoutez votre logo. Si vous n'en possédez pas, vous pouvez utiliser l'une des images des bibliothèques fournies avec Office, mettre en valeur le nom de votre entreprise ou tout simplement utiliser l'un des caractères spéciaux ou symboles (sélectionnez Caractères spéciaux dans le menu Insertion. Choisissez un nouveau caractère. Essayez différentes polices et tailles de caractères suivant vos besoins.),
* si vous souhaitez effacer le numéro de page, sélectionnez "En-tête et pied de page" dans le menu Affichage. Sélectionnez ensuite le numéro de page et appuyez sur SUPPR. Cliquez sur le bouton Fermer pour quitter cet affichage,
* si vous souhaitez effacer les éléments de l'en-tête de lettre, en mode d'affichage Page, cliquez sur chaque élément pour faire apparaître la bordure. Cliquez sur la bordure et appuyez sur SUPPR.
Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, sélectionnez "Fichier" puis "Enregistrer sous...". Au bas de la boîte de dialogue, sélectionnez "Modèle de document" dans la case "Type de fichier" (l'extension de fichier .DOC devient alors .DOT). Enregistrez le fichier sous un nouveau nom pour conserver l'original ou utilisez le même nom pour remplacer la version existante.
Ensuite, pour créer un courrier à partir de vos propres modèles, il vous suffira d'en sélectionner un dans la boîte de dialogue Fichier Nouveau, et de saisir le contenu souhaité.
Remarque :
Il peut être utile de générer un modèle à partir de tout document qui est réutilisé régulièrement par l'entreprise, par exemple un contrat de travail, un contrat commercial...
Sujet: Automatiser le courrier avec Word 
Lun 5 Fév - 23:14
