CHRONO LETTRE ET FAX

Pour savoir où vous en êtes, je vous recommande, pour tous courriers et tous fax que vous emettez de tenir un chrono de ceux-ci.

Pour ce faire, sous excel, vous créer un tableau avec plusieurs colonnes
(dates, N°, Nom de société, contact, objet) un pour les fax et un pour les courriers.

A chaque fois que vous emettez un fax ou un courrier, vous lui attribuez un numéro et ainsi vous remplissez votre tableau.

Afin de faciliter la recherche des documents, lorsque vous tapez le numéro de votre fax dans votre tableau (exemple 06 (pour année 2006) 11 (pour le mois de novembre) et 108 (pour le numéro chronogique) je vous invite à :

. cliquer avec le bouton droit de la souris sur le numéro 0611108. Une
fenêtre s'ouvre. Choisissez lien hypertexte. Cliquez sur fichier et aller
cherchez sur votre ordinateur l'endroit où se trouve le fax ou le courrier
correspondant. Une fois trouvé, cliquez 2 fois sur OK.

A présent dès que vous ouvrez votre tableau chrono "courriers" ou "fax"
vous vous apercevrez que les numéros sont soulignés en surbrillance, il vous suffit de cliquer sur le numéro et le document s'ouvrira dessuite.

je vous conseille également lorsque vous enregistrez un document d'inscrire le numéro suivi du nom du destinaire. Cela vous permet de savoir immédiatement de quoi il s'agit.

Merci Liliane

je profite de ce post pour vous demander , vous les expertes, a partir de quel moment vous decidez de faire un chrono?

Par exemple , je suis dans une petite boite, quand je suis arrivée , il n'y en avait pas, donc j ai continé comme ca.

Y a t til une régle particulière?? etant donner que nous sommes en fin d'année, je vais peut etre commencer qq chose pour 2007.

mais alors , le chrono contiendra t il tous les courriers et fax sans exception et quelles sont les rubriques a tenir sur le chrono (N°, date, destinataire, objet, autre chose?)

merci beaucoup les expertes

Bonjour,

Pour ma part, j'estime qu'il n'y a pas de différence entre une petite entreprise et une grosse.

Je tiens moi-même un chrono courriers pour mes courriers personnels.

Cela dit je pense qu'il s'agit de déformation professionnelle. J'aime que tout soit classé, cela facilite mes recherches et qui dit gain de temps, dit gain d'argent (je plaisante).

Donc pour répondre à ta question, je te conseille de mettre en place 2 cahiers (1 pour le courrier/1 pour les fax) et en parallèle de faire 2 tableaux sous excel (je fais toujours un doublon "papier" car si un jour mon ordinateur a un problème ou si je ne suis pas là, mon patron peut aller chercher le renseignement dans les cachiers appropriés).

Pour mes tableaux, je mets les colonnes suivantes :

. N° du courrier par ordre chronologique (06 pour l'année, 11 pour le mois
01,02....) donc 061101
. Date du jour où est fait le courrier (ce n'est pas sa date de départ, pour
cela et si vous traitez beaucoup de courriers, je vous conseille
de faire un chrono "départ courrier")
. Nom de la Société
. Nom du contact
. Objet du courrier

J'espère avoir répondu à ta question.

Même si il est vrai que cela nécessite du travail en amont, je peux t'assurer que toutes ces mises en place fastidieuses facilitent la vie en aval et puis cela te permet de te couvrir vis à vis de tes supérieurs, au moins tu as une trace de ce que tu fais (et que tu fais bien).

A++

Bonjour

d'accord avec Liliane, un chrono peut et doit être créé après le premier courrier - les envois s'accumulent vite et dur dur ensuite de s'y retrouver
mon courrier est sur une clé - je ne fais pas de double papier

par contre, pour les fax, qui sont moins nombreux , j'ai un classeur chrono et sur une page de garde, je note les infos à la main

bonne continuation à toutes

Bonjour,

Je suis tout à fait d'accord avec Liliane et Danièle. J'enregistre le chrono sur le disque dur et j'en fait une copie sur un disque dur externe.
En fait, j'utilise le disque dur externe pour faire toutes mes sauvegardes.
A bientôt.
Lolo.

mais alors vous gardez un exemplaire papier et un ex fichier de tout ce qui est dans vos chronos?

Bonjour,

En ce qui me concerne, oui, je travaille en doublon (papier et informatique) tout simplement car ma clientèle n'est pas à l'aise avec l'informatique, donc il faut bien qu'elle puisse s'y retrouver lorsque je ne suis pas là.

En tant que secrétaire, je met l'accent sur le fait qu'il faille toujours bien classer les documents. Il faut adopter une méthode et la suivre pour tous les documents. Ainsi si vous adoptez la méthode chronologique, c'est-à-dire par date et que vous classiiez les derniers documents sur le dessus de la pile et non à la suite, il faudra garder cette ligne de conduite, sinon la personne ne s'y retrouvera pas.

J'espère que j'ai été claire car ce matin, je ne vous explique pas j'ai les yeux qui vont sortir de ma tête:malade:

Formée à l'ancienne école (ben oui, quand j'ai passé le BTS l'informatique c'était le tout-début, et on était heureuse de taper sur des machines à écrire électroniques programmables !!!) ...
Donc, formée à l'ancienne école, j'ai appris qu'il fallait faire une COPIE papier UNE FOIS SIGNEE des courriers envoyés ...
Eh oui, et je dois dire que plusieurs fois dans ma carrière, ça m'a bien servi !!!... quand vous avez un chef qui courre tout le temps, qui signe plus ou moins sans regarder .... et qu'il vous dit ne jamais avoir signé un tel courrier ... ben vous êtes bien contente d'en avoir gardé une copie signée !!!...

Alors bon, maintenant, je ne le ferais peut être plus si j'étais en entreprise ... quoique .....

Actuellement, mon client s'en fiche complètement et ne veut pas que je le fasse ... mais je l'ai prévenu que quand les impots lui demanderont une copie des factures, je ne suis pas certaine qu'ils se satisfassent d'un tirage papier de ce qui est sous Word dans l'ordi !!!....

Mais peut être que je suis "vieux jeu" !!...

Cathy

Je fais exactement pareil que Liliane.

J'ai un chrono (cahier) et tous mes courriers sont enregistrés par ordre chronologique dans un dossier sur mon ordinateur.

Pour ma part les colonnes sont les suivantes :

Réf. courrier : ex: INITIALE SECRETAIRE/MOIS/ANNEE/N° COURRIER
Date : date de l'envoi du courrier
Destinataire
Objet
Ville du destinataire.

Et je fais exactement la même chose pour mes courriers personnels.

Voili, voilou

Lorsque j'ai été embauchée, il y avait deux secrétaires qui se partageaient un cahier "chrono" avec comme informations : n° du dossier, initiales de la personne qui envoie le courrier, le destinataire, l'objet de l'envoi et enfin le numéro de chrono.
Exemple de numérotation de courrier : "initiales de la personne qui suit l'affaire" / "initiales de la secrétaire qui tape le courrier" / puis 06 pour 2006 et 001 pour la première lettre de l'année 2006 et ainsi de suite. Ce qui donne : HP/SM/06-001 pour Henri Pointu/Sophie Martin / 06-001 ; WH/MR/06-002 pour William Holly/Marianne Rodriguez/06-002 pour la deuxième lettre de l'année 2006 etc.
A l'époque (il y a 8 ans déjà !), lorsque nous avions besoin du chrono, nous nous levions pour aller le récupérer sur le bureau de notre collègue. Puis la boîte grandissant, les secrétaires devenant de plus en plus nombreuses (nous sommes aujourd'hui au nombre de 6 dont 2 à mi-temps), nous avons mis en place un fichier "chrono" (toujours annuel) sur Excel. Au fil du temps, nous l'avons "amélioré" en rajoutant les initiales de la secrétaire qui a effectué l'envoi.

Si tu envoies peu de fax, je te conseille de mettre tous tes envois dans le même classeur de chronos, aussi bien papier qu'excel.

J'avais juste rajouté une case en bout de ligne pour le type de chrono :
LET pour lettre
FAX
RAR pour les Recommandés
LC pour les lettres de commandes
etc...

Le chrono est vraiment très pratique et les sociétés ou j'ai travaillé qui n'en avaient pas étaient bien ennuyées lorsqu'il s'agissait de retrouver un courrier égaré.

Surtout qu'avec Excel, même si on a oublié la date, en tapant un mot clé on retrouve facilement avec l'objet du courrier.

Bonjour,
Je viens de créer un classeur sur Excel pour faire mon classement, j'ai donc fait un tableau (N°, date courrier, date envoi,destinataires etc....) Si je veux faire une recherche sur un destinataire pouvez-vous me dire comment je dois faire. Merci,

Laurence,

Je ne sais si j'ai bien compris ta question.

Tu as donc fait un classeur dans lequel tu as rentré tes éléments concernant le chrono.

Si par exemple tu veux chercher le nom d'un destinataire à qui tu as envoyé un courrier, tu fais CTRL F et tu tapes le nom du client, excel va immédiatement te mettre sur la cellule concernée.

Merci tu as tout à fait répondu à ma question.

Laurence,

J'ai trouvé ce lien pour un tableau de courrier

http://shareware.bernard-pasquier.fr/cperso.html

Ca m'a l'air pas mal
l'as tu testé ?

non je n'ai pas eu le temps, en ce moment c'est pire que forest Gump, je cours tout le temps, mais je pense que je vais me laisser tenter, il à l'air pas mal du tout.